Phần mềm ERP là gì – Enterprise Resource Planning

Phần mềm ERP là gì – Viết tắt của từ Enterprise Resource Planning. Là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể giúp doanh nghiệp được vận hành một cách hiệu quả và bền vững. Từ tài chính – kế toán, tới sản xuất, cung ứng, chăm sóc khách hàng, bán hàng, phân phối…

Trường cố gắng đưa ra 1 định nghĩa đơn giản và ngắn gọn giúp cung cấp góc nhìn chung nhất.

Để hiểu rõ hơn ta sẽ đi sâu hơn để hiểu rõ ERP là gì và làm được những gì cho doanh nghiệp nhé.

Mọi ý kiến đóng góp hoặc thắc mắc, các bạn hãy gửi về hòm mail: Erps.vn@gmail.com hoặc gọi vào số hotline cho Trường: 038 997 8430

Now, let’s go!

1. DOANH NGHỆP KHÔNG CÓ ERP THÌ SAO?

Trước khi tìm hiểu Erp là gì?

Ta hãy xem xem hiện tại không cần ERP thì doanh nghiệp có bị sao không nhé.

Thực tế:

• Không có ERP thì đa số doanh nghiệp vẫn cứ đều đều vận hành
• Không tới mức phá sản
• Nhưng muốn thành doanh nghiệp lớn, quy mô hàng trăm, nghìn nhân sự thì quả thực khó

Tại sao?

• Bởi lẽ bạn quản lý 1 vài nhân sự thì quy trình không cần lắm, công cụ cũng không cần lắm. Bởi bạn có thể tự kiểm soát được tiến độ, công việc, con người…
• Nhưng khi có hàng chục bộ phận, nhiều địa điểm kinh doanh và hàng trăm con người. Thì bạn không thể kiểm soát nổi nếu không có công cụ

Thực trạng hiện tại:

• Hầu như các doanh nghiệp mỗi bộ phận có 1 phần mềm riêng ví như: Phần mềm nhân sự, kế toán, kho vận,…
• Việc kết nối thông tin giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn.
• Điều đó dẫn tới khả năng vận hành doanh nghiệp không được trơn tru. Khó mà tăng hiệu suất công việc lên được.

2. ERP LÀ GÌ?

Bạn thấy đấy, Trường chỉ nêu ra 1 vài khía cạnh của thực trạng quản trị doanh nghiệp Việt hiện nay.

Bạn có thể thấy được bất cập của việc áp dụng quy trình công cụ hiện tại nếu muốn doanh nghiệp vươn tầm.

Như vậy, ERP là giải pháp cho bạn. Bởi lẽ, ERP là phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể.

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

• Enterprise: Doanh nghiệp
• Resource: Nguồn lực
• Planning: Kếhoạch hoặc Hoạch định

Bạn cần biết rằng ERP là tên một giải pháp quản trị, không phải tên phần mềm. ERP Có nhiều loại và nhiều đơn vị cung cấp.

Ví dụ:

• Loại: Phần mềm chạy trên server của doanh nghiệp hoặc online với dữ liệu lưu trên điện toán đám mây.
• Các nhà cung cấp phổ biến trên thế giới: SAP, Oracle, Infor,… cho DN lớn. Còn đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thì ERPS.VN đang là đơn vị chuyên cho SME

Hiện nay, đa số các hệ thống ERP chưa làm tốt hoặc chưa làm được nhiệm vụ hoạch định. Chủ yếu tập trung vào việc tăng khả năng kết nối thông tin giữa các khâu, bộ phận giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, Trường sẽ phân tích gần như đầy đủ các khía cạnh bạn cần biết về ERP. Từ đó có thể lựa chọn cho mình giải pháp quản trị phù hợp.

Một số đặc điểm chính của ERP là gì:

• Cho phép nhiều bộ phận cùng thao tác trên 1 phần mềm
• Dữ liệu được quản lý tập trung tại 1 nơi
• Báo cáo quản trị cho phép nhà quản trị doanh nghiệp xem được nhiều chỉ tiêu tổng hợp ở mọi khâu của doanh nghiệp.
• Ngoài các chỉ số tài chính, ta còn có thể thu thập các chỉ số phi tài chính, giúp phân tích kinh doanh dễ dàng.

Ví dụ:

• Bộ phận mua hàng chỉ cần mở báo cáo là biết được Tồn kho hiện tại, Kế hoạch bán hàng sắp tới. Các thông tin trên được cập nhật theo thời gian thực bởi bộ phận kho và kinh doanh. Từ đó bộ phận mua hàng chủ động kế hoạch nhập hàng
• Khi tư vấn cho khách hàng, nhân viên sale chỉ cần mở máy là biết tồn kho của 1 mặt hàng cụ thể. Thay vì phải gọi điện hay gặp trực tiếp thủ kho để hỏi.
• Bộ phận kho nắm được kế hoạch sản xuất và dựa trên tồn kho thực tế để yêu cầu bộ phận mua tiến hành nhập hàng. Điều này giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn kinh doanh.

Đây là lợi ích rất lớn của việc tập trung dữ liệu và thừa kế thông tin tổng thể toàn doanh nghiệp

3. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM ERP LÀ GÌ?

3.1. Ưu điểm của ERP

– Tăng hiệu quả, chất lượng công việc và sự linh hoạt
– Thông tin được bảo toàn, chính xác hơn
– Giảm thời gian nhập liệu và quy trình xử lý thông tin
– Chăm sóc khách hàng tốt hơn
– Thông tin rõ ràng, minh bạch
– Nhà quản trị dễ dàng ra quyết định, chính xác nhờ thông nhanh chóng, đa chiều
– Giảm chi phí hiệu quả nhờ việc tổ chức ghi nhận chi phí rất chi tiết, chính xác
– Cung cấp khả năng dự báo và tối ưu
– Và rất nhiều ưu điểm nữa

3.2. Nhược điểm của ERP

– Chi phí cao
– Thời gian triển khai tương đối dài với các phần mềm lớn. (Xem thêm: Thời gian triển khai ERP)
– Khó khăn trong việc đồng bộ, tích hợp với các hệ thống khác. Nhiều doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn và tốn kém khi chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống phần mềm ERP mới.
– Rủi ro triển khai thất bại ERP là khá cao.
– Khó khăn trong việc thay đổi, tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. (Mini ERP giải quyết khá tốt việc chỉnh sửa này)

4. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM ERP

Hệ thống ERP thường thực hiện các nhiệm vụ chính sau:

• Hợp nhất các quy trình trong tổ chức
• Hỗ trợ đắc lực việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
• Tăng tốc việc ra quyết định dựa trên các dữ liệu phân tích đầy đủ – chính xác
• Dễ dàng mở rộng hoạt động kinh doanh mà Ban giám đốc vẫn kiểm soát được toàn bộ hoạt động
• Phát hiện rủi ro vận hành để nâng cao khả năng kiểm soát
• Bảo mật cao giúp bảo vệ dữ liệu và thông tin quan trọng của doanh nghiệp
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường
• … và nhiều nhiệm vụ khác

5. CÁC MODULE QUAN TRỌNG TRONG HỆ THỐNG ERP

• Kế toán tài chính

Đây là 1 trong các phân hệ lõi và phổ biến – được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn.

• Quản trị Nhân sự

Một bộ hồ sơ thông tin đầy đủ của từng nhân sự: Thông tin cá nhân, kết quả đào tạo, lịch sử làm việc,… Và nhiều tính năng khác được quản trị dễ dàng trên Phần mềm ERP.

• Quản lý quan hệ khách hàng

Doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải chú trọng vào mối quan hệ với khách hàng. Và dưới sự giúp đỡ của hệ thống quản trị ERP nhân viên CSKH dễ dàng có được thông tin khách hàng, lịch sử chăm sóc, lịch sử mua hàng… Để từ đó có thể đưa ra các tư vấn chính xác giúp khác hàng yêu mến công ty hơn.

• Bán hàng và phân phối
• Kho vận
• Quản lý sản xuất và nguyên liệu

Các công ty sản xuất muốn phát triển lớn mạnh thì áp dụng hệ thống quản trị ERP là điều bắt buộc. Bởi lẽ với rất nhiều nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, quản lý tiến độ,… thì việc áp dụng Excel hay các phần mềm riêng lẻ sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động đi rất nhiều.

• Phân tích kinh doanh

6. CHI PHÍ TRIỂN KHAI ERP CHIẾM BAO NHIÊU % DOANH THU

Đây là một cách ước tính chi phí triển khai doanh thu khá phổ biến.

Có các báo cáo thống kê tỉ lệ % giữa chi phí triển khai phần mềm ERP và doanh thu hàng năm của doanh nghiệp.

Trên thực tế, trên 80% các doanh nghiệp kiểm soát mức chi phí triển khai ERP nhỏ hơn 2% doanh thu hàng năm của Doanh nghiệp.

Dưới đây là bảng thống kê chi tiết dựa trên 1 báo cáo năm 2018 của panorama.

STT	LOẠI	% SỐ DN/ TỔNG DN
1	< 0.5%	44%
2	0.5% – 1%	14%
3	1% – 2%	26%
4	2% – 3%	10%
5	3% – 5%	4%
6	> 5%	2%

Về cơ bản thì không có một tiêu chuẩn nào cho tỉ lệ % chi phí triển khai phần mềm ERP trên doanh thu. Bởi lẽ còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

Nhưng dựa vào bảng thống kê trên, bạn có được những giới hạn nhất định để kiểm soát chi phí của DN mình. Tránh trường hợp tốn quá nhiều tiền vào hệ thống.

Các bạn có thể tham khảo thêm về các loại chi phí khi triển khai ERP tại link sau:

Triển khai ERP gồm các chi phí gì -> Click xem

 

7. CÁC CHỦ ĐỀ RẤT HAY VỀ ERP BẠN CẦN ĐỌC

• Lợi ích khi triển khai ERP là gì
• Khó khăn khi áp dụng Erp tại Việt Nam
• Chi tiết những module chính của phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể
• BI – Dùng ERP thì doanh nghiệp cần biết cả Business Intelligence. Công cụ giúp phân tích tình hình kinh doanh rất hiệu quả

Như vậy, thông qua một vài chia sẻ ở trên Trường hi vọng rằng bạn đã hiểu được ERP là gì. Và bạn hiểu được ý nghĩa của ERP trong thực tế quản trị doanh nghiệp là gì?

Xin cảm ơn,

Trường px

CEO (ERPs.vn)

Cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp Việt và Business Intelligence

Fanpage: https://www.facebook.com/erps.vn