Thời gian triển khai ERP: 1 tháng, 6 tháng hay 2 năm?

Thời gian triển khai ERP: 1 tháng, 6 tháng hay 2 năm? Các khoảng thời gian cho tìm hiểu, lựa chọn nhà cung cấp ERP, khảo sát, triển khai, đào tạo,… Thông qua bài viết này Trường mong muốn bạn hiểu rõ hơn về việc triển khai ERP. Và từ đó bạn có thể lập được kế hoạch triển khai ERP phù hợp nhất với nguồn lực và hoạt động của công ty bạn.

1. Các giao đoạn triển khai và thời gian triển khai ERP cho từng giai đoạn

Nguyên tắc vàng:

Thời gian là vàng là bạc (tiền)

Do vậy, thời gian triển khai ảnh hưởng rất lớn tới chi phí triển khai ERP.

Xem thêm: Các loại chi phí khi triển khai ERP

Và cũng cần biết rằng, không có chuẩn nào cho Thời gian triển khai ERP. Rất hiếm khi doanh nghiệp có thể tìm được 1 hệ thống ERP đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp. Thường thì ta lựa chọn giải pháp phù hợp nhất rồi chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu.

Mức độ chỉnh sửa, quy mô triển khai và nhiều yếu tố khác ảnh hưởng tới thời gian triển khai.

Tuy nhiên, việc bạn biết được để triển khai ERP cần qua các bước nào. Và thời gian triển khai từng bước khoảng bao nhiêu lâu có thể giúp bạn lên được kế hoạch triển khai ERP khá ổn.

Dưới đây là các bước & thời gian triển khai ERP từng bước bạn cần biết:

Xin phê duyệt hoặc tiếp nhận chỉ đạo

Thời gian: Thường không quá 3 tuần.

Tại bước này, một phận nào đó có nhu cầu có thể đề xuất lên cấp trên, hoặc do ban lãnh đạo công ty chỉ đạo xuống. Từ đường hướng chung, bộ phận được phân công lên kế hoạch sơ bộ, ngân sách,… Sau đó xin phê duyệt từ ban lãnh đạo

Đánh giá/ Lựa chọn nhà cung cấp

Thời gian: Dự kiến trong 4 tuần

Đây là bước rất quan trọng, doanh nghiệp cần lên được danh sách:

+ Phần mềm ERP phù hợp

+ Các đơn vị triển khai ERP có năng lực và chi phí hợp lý

Tiếp đến, Gặp gỡ => Trao đổi => Đánh giá => Sàng lọc => Lựa chọn nhà cung cấp.

Xây dựng team triển khai ERP

Thời gian: 1 tuần

Đây là bước rất quan trọng bạn nhé.

Để việc triển khai ERP thành công và có được sự nhất quán thì cần có 1 team:

+ Đủ năng lực

+ Sẵn sàng theo sát dự án từ đầu tới cuối. Nhiều công ty triển khai ERP không thực sự thành công là do sự gián đoạn nhân sự tham gia triển khai ở cả phía công ty sử dụng và công ty cung cấp dịch vụ.

Xác định nhu cầu cụ thể và triển khai

Thời gian: Khó xác định

Đây là công đoạn tốn nhiều thời gian nhất và rất khó ước lượng được thời gian. Có thể chỉ 10 tuần hoặc 50 tuần là chuyện bình thường.

Nếu chỉ triển khai 1 module hoặc việc chỉnh sửa ít thì mất khá ít thời gian.

Nhưng nếu triển khai nhiều module cùng với việc chỉnh sửa nhiều thì sẽ kéo thời gian dài.

Đặc biệt là việc chỉnh sửa mất rất nhiều công:

+ Chốt form mẫu

+ Thống nhất yêu cầu, quy trình thao tác

+ Thiết kế, test lỗi, khắc phục…

Đào tạo

Thời gian: Khoảng 10 – 12 tuần

Đây là bước rất quan trọng quyết định hiệu quả, thậm chí sự thành hay bại của cả dự án ERP.

Bởi lẽ, phần mềm chỉ là công cụ, ERP là “cục sắt” nếu thiếu con người vận hành.

Như một bài viết Trường đã phân tích về trở ngại khi triển khai ERP: Người sử dụng là trở ngại rất lớn.

Để triển khai ERP thường doanh nghiệp phải thay đổi quy trình làm để:

+ Chặt chẽ hơn

+ Nhanh hơn

+ Đầy đủ thông tin hơn

Do vậy, người sử dụng:

+ Phải làm việc nhiều hơn

+ Có kỹ năng tốt hơn

=> Đó chính các lý do chính khiến cho người sử dụng chống lại và không sử dụng ERP. Khiến cho dự án thất bại bởi mọi người thường không thích thay đổi.

Việc đào tạo cần đơn giản, nhanh và hiệu quả.

Golive (Đưa vào sử dụng)

Thời gian: Khoảng 3 tuần

Tùy vào số lượng module mà thời gian golive nhiều hay ít.

Đây là khoảng thời gian doanh nghiệp đưa toàn bộ hệ thống ERP vào vận hành với dữ liệu thực.

Toàn bộ người sử dụng và công ty triển khai ERP đều phải làm việc căng mình để đảm bảo không có lỗi hoặc nếu có thì phải xử lý thật nhanh vấn đề. Bởi lẽ không ai muốn cả hệ thống ERP phải ngừng hoạt động bởi một lỗi nghiêm trọng nào đó. Vì khi đó, công ty khách hàng sẽ bị thiệt hại rất lớn.

Lưu ý: Tùy vào đặc thù vào nhu cầu mà số bước và thời gian mỗi bước sẽ khác nhau.