ERPS.VN

11 sai lầm ERP cần tránh để triển khai ERP thành công I ERPS.VN

11 sai lầm ERP phổ biến khiến việc triển khai ERP đi đến các điểm ngã không lường trước được.

Những vấn đề này phía doanh nghiệp có thể gặp một, một vài hoặc tất cả. Tùy theo nhiều yếu tố như nhân lực, CEO, đội ngũ triển khai, đơn vị tư vấn… mà quyết định.

Ý nghĩa của ERP là gì? Và Phần mềm ERP

Tại sao cần tránh các sai lầm ERP khi triển khai?

Khi doanh nghiệp dần hoạt động ổn định, dần có 1 quy mô nhất định. Ban giám đốc bắt đầu nghĩ đến việc triển khai một hệ thống, quy trình khép kín và tự động.

Phía ban giám đốc doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn về ERP. Từ các hệ thống offline – hệ thống tại chỗ đến các phần mềm online – tức dựa trên nền tảng đám mây để lưu dữ liệu.

Vì có quá nhiều sự lựa chọn lại gây nên sự hoang mang không kể xiết.

Khi cố gắng xác định tính năng và chức năng nào là quan trọng nhất.

Với những ý kiến chuyên gia, chúng tôi nhận thấy rằng, không có một quy chuẩn nào quan trọng nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Mỗi đơn vị sẽ có tiêu chuẩn trọng điểm các nhau.

Do đó chúng tôi đề xuất một vài điểm sai lầm erp phổ biến khi triển khai, để các bạn cân nhắc và tránh cho đơn vị mình.

1. Không cẩn trọng trong việc đưa ra yêu cầu

Điều hấp dẫn mọi người triển khai ERP mạnh nhất đó là tương lại về hệ thống tự động hóa.

Nghĩa là hệ thống được lập trình sẵn trên một quy trình khép kín, mọi người cứ thế làm việc theo các quy tắc đã được xây dựng.

Điều này có ý nghĩa rằng:

  • Thông tin xuyên suốt và kết nối nhiều bộ phận không ngắt quãng
  • Rút ngắn thời gian lưu chuyển thông tin
  • Gia tăng năng suất lao động
  • Hệ thống

 

Mặc dù về mặt khái niệm điều này là dễ hiểu, bạn phải dành thời gian và nỗ lực để phân tích các quy trình đó như là một phần của việc thu thập các yêu cầu ERP của bạn. Triển khai hệ thống ERP mới là cơ hội để xác định và cải thiện / thiết kế lại quy trình kinh doanh của bạn. Tự động hóa một quy trình xấu chỉ làm cho một quy trình xấu chạy nhanh hơn.

Tương tự, nhiều quá nhiều công ty thất bại trong việc xác định được các vấn đề quan trọng sử dụng phần mềm. Đặc biệt là đưa ra các quy trình hệ thống quan trọng trước khi bắt đầu áp dụng một giải pháp ERP mới

Vấn đề “lỗ hỏng” doanh nghiệp, hoặc quy trình lỗi thời cần được cập nhật, trước khi toàn bộ được triển khai ERP.

Tự động hóa rất thích, có rất nhiều lợi ích.

Nhưng dùng một quy trình lỗi đem đi tự động hóa chỉ làm cho doanh nghiệp chết nhanh hơn mà thôi.

2. Không xem xét đến người dùng cuối khi ra quyết định

Khi triển khai một hệ thống ERP, nhiều tổ chức tập trung nỗ lực để đạt được sự chấp thuận từ nhà lãnh đạo.

Do đó mà dường như họ chỉ chú ý tới yêu cầu của người quản lý. Vô hình chung họ quên mất những nhân viên chủ chốt, những người sẽ sử dụng hệ thống nhiều nhất. Đóng góp ý kiến từ người dùng “key” này cũng quan trọng không kém

Một phần rất quan trọng để lôi kéo nhân viên không chỉ từ CNTT, mà trên toàn bộ tổ chức từ tài chính, hoạt động, sản xuất và kho hàng… Các bên liên quan tham gia vào toàn bộ tổ chức trong từng bước của quá trình ra quyết định sẽ đảm bảo mọi người đều đóng góp vào việc tìm kiếm và thực hiện giải pháp phù hợp nhất có thể

3. Không lập ngân sách hợp lý cho bộ phận IT – triển khai

Chúng tôi thường thấy các giám đốc hay đánh giá thấp chi phí liên quan tới triển khai, bao gồm phí bảo trì và các mức độ năng lực cần thiết để giúp dự án thành công.

Ở nơi mà các tổ chức cố gắng làm “nhiều hơn với ít hơn”, chúng tôi thấy điều này hay đưa đến thất bại trong triển khai.

Hãy dành thời gian để lên ngân sách phù hợp, hãy cân nhắc tài năng tham gia triển khai, để không làm phát sinh thêm vấn đề hay “nỗi ngạc nhiên” sau đó.

4. Không cân nhắc ưu nhược giữa on-promise và đám mây

Trước khi quyết định giữa giải pháp ERP on-promise (phần mềm cài riêng) và đám mây, doanh nghiệp nên đánh giá một vài yếu tố.

Ví dụ, việc triển khai đám mây đòi hỏi phải có kết nối internet, thanh toán kiểu trả phí và đi cùng một số lợi ích như phục vụ nhân viên. Mặt khác, triển khai on-promise đòi hỏi nhân viên IT chuyên tâm, máy chủ cập nhật liên tục và phần cứng tự quản, và phí đầu tư ban đầu cao, chỉ phù hợp cho ai muốn chạy phần mềm trên máy chủ riêng của mình.

Với việc SaaS (software-as-a-service) ngày càng trở thành nền tảng thống trị việc triển khai ERP mới, SaaS giống như giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức từng trải qua các cuộc triển khai khó khăn hoặc gặp trục trặc khi hỗ trợ các chương trình đầu tư ERP trước đó của mình.

Mặc dù SaaS cung cấp nhiều lợi ích, các khách hàng cần hiểu những thách thức mà nó mang lại.

Giải pháp SaaS không thể chỉnh sửa, người dùng thường bị thúc phải điều chỉnh các quy trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm.

Những thay đổi của quy trình này thường tác động vào sự tích hợp với các hệ thống hiện tại, dẫn đến các phát sinh khác trong quản lý sự thay đổi của tổ chức (OCM – organization change management).

Bên cạnh đó, những tổ chức với các yêu cầu chức năng riêng biệt hay đặc thù ngành sẽ cần một cấu trúc và cách tiếp cận để giải quyết mà hệ thống mới không cung cấp.

5. Không xem xét giải pháp đặc thù ngành trong quá trình ra quyết định (nếu thích hợp)

Khi đưa lên bàn cân, đong đếm để lựa chọn giải pháp ERP, dường như chúng ta chỉ quan tâm đến tính năng và giá tiền.

Nhưng chúng ta lại bỏ sót một yếu tố quan trọng: Yêu cầu đặc thù ngành nghề cho từng nhóm doanh nghiệp.

Việc này sẽ gia tăng tỷ lệ phần trăm thất bại khi triển khai ERP. Việc triển khai theo đúng đặc thù ngành nghề giúp cho cắt giảm phần lớn việc chỉnh sửa phần mềm.

Hoặc đứng ở góc độ khác, ấy là người dùng cuối không mất quá nhiều thơi gina

Và những nhà cung cấp hoặc giải pháp đặc thù này có thể cung cấp các tính năng đặc thù ngành và chỉnh sửa phần mềm, điều này có thể phù hợp hơn cho doanh nghiệp của bạn.

6. Quá chú trọng tính năng sản phẩm

Tính năng rất quan trọng cho 1 phần mềm. Không sai. Nhưng một phần mềm có quá nhiều tính năng.

Hãy tự vấn tại doanh nghiệp của bạn: Liệu rằng có dùng hết không?

Nếu như không dùng hết đến 50% tính năng sản phẩm thì có nghĩa là bạn đang bỏ phí 50% tổng tiền bạn bỏ ra.

Ví như: Mua một chiếc Iphone X nhưng chỉ để nghe, gọi, lướt web đọc báo và selfie.

Hãy nhớ rằng, tiền đầu tư cho ERP tính bằng đơn vị trăm triệu, tỷ VND. Sang chảnh không giúp công ty bạn đi lên được.

Nếu việc triển khai ERP thất bại chỉ vì sự sang chảnh, bạn có thể trả giá bởi cả công ty.

7. Mong muốn triển khai hệ thống trong một lần làm việc

Xác định yêu cầu triển khai hệ thống => Tiến hành triển khai => Huấn luyện người dùng => cho áp dụng đồng bộ.

Đây là mô hình triển khai truyền thống và nó không còn hiệu quả nữa.

Thay vào đó, hiện tại mô hình triển khai được áp dụng là chia nhỏ ra để trị.

ERP phức tạp là do bản thân nó là một hệ thống, vận hành chung, cần sự đồng bộ. Nên việc triển khai được chia nhỏ ra các bộ phận.

Từng phần, từng module được áp dụng thành công. Phương thức cuốn gói sẽ giúp cho từng khâu đoạn được khớp nối nghiêm chỉnh và chuẩn xác. Người dùng cuối được đề cao tầm quan trọng, khi là nhóm được tiếp cận phần mềm ngay sau bước khảo sát người quản lý.

8. Lờ đi công tác quản lý thay đổi

Quản trị sự thay đổi là điều tất yếu cần phải làm. Đặc biệt là khi có sự xáo trộn về quy trình, hệ thống và nhân sự chấp hành.

Khi chuyển đổi từ việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ dành riêng cho các bộ phận sang việc dùng 1 phần mềm chung cho toàn hệ thống. Đó là đã có sự thay đổi về hệ thống, về công nghệ.

Khi chuyển đổi hệ thống sẽ dẫn tới thay đổi về mặt nhân sự buộc phải điều chỉnh:

  • Có nhân sự thừa ra ở các bộ phận trung chuyển thông tin
  • Có nhân sự phát sinh thêm ở các khâu bảo trì và vận hành

Để tránh phải làm lại và đảm bảo rằng người dùng cuối hoàn toàn hiểu sự thay đổi sẽ xảy ra, các tổ chức nên nhận diện các thay đổi quy trình cần thiết trước khi dự án đi vào triển khai.

Ngoài ra, việc đào tạo người dùng cuối phải xem xét không chỉ các khía cạnh giao dịch.

Mà còn là sự tương tác thay đổi giữa họ với người dùng khác và với các hệ thống không phải thành phần của giải pháp mới.

Bằng việc cung cấp đào tạo nhanh – thích hợp – kịp thời để bắt kịp sự thay đổi. Người dùng cuối sẽ tiếp nhận hệ thống mới ở nhịp độ nhanh hơn.

Do đó việc triển khai ERP cũng thành công lớn hơn.

9. Không đầu tư / hỗ trợ đội triển khai

Tổ chức một đội triển khai nội bộ, được đào tạo bài bản và thay thế cho đội triển khai từ phía NCC khi chuyển giao công nghệ. Là điều cần thiết phải làm.

Tạo điều kiện về mặt thời gian và nguồn lực, tài nguyên, khả năng tự quyết là những  việc cần làm đầu tiên và quan trọng.

10. Không cập nhật thông tin dự án đều đặn tới các bộ phận

Để tránh vấn đề này, hãy lập kế hoạch truyền thông cho mọi giai đoạn trong dự án. Hãy truyền thông ERP như làm một văn hóa doanh nghiệp.

Mỗi một bộ phận đều có người “nhỉnh” hơn về mặt công nghệ: Tiếp thu nhanh, xử lý linh hoạt, có tác động tốt tới mọi người.

Những người này sẽ có những ảnh hưởng tích cực tới dự án triển khai ERP. Họ sẽ đóng vai trò cầu nối, giải quyết nhanh và ngay lập tức các vấn đề nhỏ. Tránh phải chờ đợi sự hỗ trợ từ bên ngoài.

Vì vậy hãy Bảo đảm là họ được cập nhật đầy đủ về tiến độ dự án.

11. Không có kế hoạch bảo trì

Triển khai hệ thống ERP tốn thời gian, nhưng công việc rất khó dừng lại khi hệ thống đã vào guồng. Doanh nghiệp nên triển khai chiến lược bảo trì nhằm đảm bảo các nhân viên tiếp tục thực hiện các việc cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống ERP đều đặn giúp nó không lỗi thời.

Hệ thống ERP lỗi thời có thể đặt công ty vào rủi ro các vấn đề an toàn và lỗ hổng trong quy trình kinh doanh. Có một kế hoạch và phân công ai trong công ty chịu trách nhiêm cho dự án và bảo trì tại thời điểm nhất định sẽ giúp cho hệ thống ERP luôn vận hành trôi chảy và được cập nhật ứng dụng mới nhất

Bài dịch từ: https://www.cio.com – Theo Jennifer Lonoff Schiff

Leave A Comment