Dashboard là gì? 3 nguyên tắc lập Dashboard chuyên nghiệp

Lợi ích của Dashboard là gì? 3 nguyên tắc lập Dashboard quan trọng bạn cần phải nắm,… Những điểm quan trọng nhất về khái niệm Dash-board sẽ được giải thích trong bài viết sau.

Đối với nhiều nhà quản trị hay với các bạn mới tiếp xúc với kế toán quản trị thì đây là một khái niệm nghe rất cao sang. Các bạn thường được nghe thấy từ này trong các cuộc họp ban giám đốc, hay trong các trao đổi về BI. Thực ra nó chỉ đúng như cái tên của nó:

Lướt qua (Dash)
Cái bảng (Board)

Lưu ý: Nếu bạn cần hỗ trợ thông tin gì về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hay quản trị tài chính công ty, bạn đừng ngại liên hệ bên Trường:

Email: Erps.vn@gmail.com
Hotline: 038 997 8430

1. Dashboard là gì?

Đây là một dạng báo cáo tổng quan, thu gọn thông tin của nhiều báo cáo khác. Báo cáo này có thể chỉ cần vài chỉ tiêu quan trọng cho việc ra quyết định nhanh.

Đối với vài nhà quản trị thì đôi lúc là Doanh số (sales), Lợi nhuận gộp (Gross Margin) qua các thời điểm.
Đối với mục tiêu khác lại có thể có thêm những thông tin khác như
- Số lượng khách hàng,
- Tỉ lệ khách hàng hài lòng,
- Số lượng cuộc hẹn được thực hiện,…

Dù cho là thông tin gì được thể hiện, thì Dashboard đúng như tên của nó, cần tôn trọng các nguyên tắc :

ĐỦ – Không chưa thông tin thừa
RÕ RÀNG – Không gây nhầm lẫn khi đọc NHANH.

Chúng tôi không phân biệt giữa DASHBOARD và BÁO CÁO TRUYỀN THỐNG. Vì bản thân DASHBOARD cũng vốn là một báo cáo truyền thống được rút gọn cho một mục đích cụ thể:

ĐỦ THÔNG TIN NHẤT TRONG THỜI GIAN ĐỌC NGẮN NHẤT.

Tại một số doanh nghiệp, bạn còn có thể gặp nó dưới tên Quick View Report.

2. Lợi ích của Dashboard là gì?

Đương nhiên là như mục tiêu ban đầu khi tạo ra báo cáo này và đặt cho nó một cái tên riêng biệt thì Dashboard nhằm đáp ứng các nhu cầu sau :

Có cái nhìn nhanh bằng cách trình bày thông tin trực quan sinh động. Không chỉ là các con số, còn cả biểu đồ, nhận xét,…
Ngắn vừa đủ trong 1 trang giấy, không gây sợ cho người quá bận rộn khi đọc báo cáo
Thông tin VỪA đủ cho việc ra một quyết định ngắn hạn.

Một số bạn có nói với tôi một lợi ích của Dashboard là xây dựng tự động nhưng tôi không đồng ý vì nguyên tắc của mọi report đều sẽ hướng tới tự động. Đó không phải lợi ích mà chỉ một đặc điểm vốn dĩ của việc xây dựng báo cáo quản trị có sự hỗ trợ công nghệ.

Bạn đã xây dựng Dashboard cho bộ phận mình chưa?

Dưới đây là 1 mẫu Dashboard đơn giản được ERPS.VN giảng dạy trong chương trình đào tạo cho Doanh nghiệp.

Mời bạn tham khảo

3. 03 Nguyên tắc vàng khi lập Dashboard là gì?

Hiện tại có nhiều nguyên tắc để lập Dashboard, tuy nhiên Trường đúc rút lại 3 nguyên tắc bạn bắt buộc phải có khi tạo Dashboard như sau:

3.1. Less is Better (nguyên tắc quan trọng nhất khi lập báo cáo Dashboard)

Nguyên tắc này được hiểu là thông tin chỉ cần vừa đủ, không cần nhiều.

Trên thực tế, không ít nhà quản trị có thiên hướng về quản trị “tiểu tiết” nên báo cáo:

Phải thật chi tiết
Thông tin phải đầy đủ tất cả các bộ phận

Tuy nhiên khi mà bạn đóng vai trò là lãnh đạo, hàng ngày bạn phải xử lý rất nhiều việc. Nếu bạn dành ra 50% hoặc hơn để chỉ xem báo cáo thì không giúp doanh nghiệp bạn đi lên.

Do đó, bản thân bạn khi yêu cầu báo cáo cũng nên chắt lọc những thông tin quan trọng cần xem.

Vừa giúp bạn nắm nhanh được tình hình để ra quyết định nhanh chóng
Vừa giúp bộ phận lập báo cáo đưa ra báo cáo nhanh hơn và chính xác hơn

Bạn hãy áp dụng triệt để nguyên lý 80-20 nhé bạn.

Nếu bạn không biết cần xem những thông tin gì (tài chính & phi tài chính):

Giải pháp là:

Cần có thời gian và thường xuyên yêu cầu bộ phận báo cáo lập báo cáo quản trị
Thuê chuyên gia tư vấn Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị làm việc đó hộ bạn

3.2. Xác định đúng đối tượng khách hàng

Đứng trên góc độ là người lập báo cáo, bạn phải để ý tới yếu tố đối tượng đọc báo cáo.

Ví dụ: Ô là mặt hàng bạn đang bán, nhưng lại nhập rất nhiều ô về bán trong mùa khô ở một vùng đất mới.

Nếu bạn rơi vào tình huống đó, bạn sẽ sớm biết kết quả.

Trong việc lập Dashboard hay bất kỳ báo cáo nào bạn cũng cần phải nghiên cứu khách hàng của báo cáo:

Ai là khách hàng của mình?
Họ cần những thông tin gì?

Từ đó việc lựa chọn thông tin và cách thức trình bày cũng khác nhau.

Làm sai bước này, Dashboard của bạn có thể không bao giờ được đọc lần 2 nữa.

Ví dụ:

Người nhận là giám đốc kinh doanh thì họ chỉ quan tâm tới các chỉ tiêu về doanh số, sản lượng,… Nếu bạn gửi cho họ báo cáo chi phí hay vệ sinh an toàn thực phẩm đi kèm là họ không thích rồi.