Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng ERP: Đội ngũ trẻ, bộ máy tinh gọn, tính linh hoạt… chi phí cao, rào cản ngôn ngữ. Liệu có làm khó các bạn?
Không có gì hoàn thiện, hệ thống mạnh cũng như con người. Nhưng không phải vì những hạn chế mà chúng ta ngừng dùng ERP.
ERP sẽ luôn phát triển theo doanh nghiệp, dù chậm hơn nhưng vẫn là một công cụ hoàn hảo cho quản lý vận hành.
1. Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng ERP chung tại doanh nghiệp
1.1. Thuận lợi chung
– Hầu hết Khối doanh nghiệp là SME từ 100 đến 1000 nhân viên. Quy mô vừa phải, dễ áp dụng, dễ thay đổi, dễ tinh chỉnh đội ngũ.
– Vì nhỏ và vừa nên việc kết nối dữ liệu ở mức đơn giản nhất, vòng tròn khép kín trong doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp nhỏ, tinh gọn giúp công tác “Chuẩn hóa quy trình làm việc” trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí.
– Đội ngũ chủ doanh nghiệp trẻ hóa, cấp tiến, sẵn sàng cập nhật công nghệ, khoa học, kỹ thuật.
– Nhân sự mới chưa tiếp cận công nghệ nhiều, lại trẻ nên kiến thức mới học sẽ nắm bắt nhanh, triển khai từng Module nhanh hơn.
1.2. Khó khăn chung
– Chi phí triển khai cao, doanh nghiệp cần xác định ngân sách rõ ràng trước khi bắt đầu.
– Quyết tâm triển khai ERP trong lãnh đạo chưa cao. Với những lợi ích từ ERP ai cũng biết nhưng chỉ cần gặp khó các chủ Doanh nghiệp dễ nản. Dẫn tới dự án có thể bị dừng bất cứ lúc nào.
– Thời gian triển khai lâu – dài.
– Bất đồng ý kiến giữa Doanh nghiệp triển khai và đơn vị tư vấn. Việc này rất hay xảy ra giữa các bên.
Dù đã khảo sát, đã chốt các vấn đề, uy nhiên đôi lúc cũng bất đồng ý kiến. ERP cũng thế, không phải lúc nào cũng vận hành trơn tru.
– Nhân sự trẻ nhưng rào cản về mặt ngôn ngữ như tiếng anh …sẽ gặp phải những khó khăn nhất định
– Doanh nghiệp Việt chưa có mô hình chuẩn hóa, mỗi đơn vị lại có một kiểu quản lý khác nhau. Đặc biệt hơn là thường xuyên thay đổi chỉ tiêu quản lý
2. Câu chuyện thực tế của tôi
Năm đó, tôi cũng tự mua cho mình một mảnh đất nhỏ, rồi cũng tự cất nhà cho vừa mắt. Tôi khá kỹ tính.
Do vậy tôi quyết định thuê kiến trúc sư thiết kế sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Đương nhiên quá trình thiết kế cũng không hề đơn giản, nhưng đó là chuyện thiết kế.
Còn chuyện thi công bản vẽ cũng gặp rất nhiều vấn đề, tôi đành phải thuê một tư vấn giám sát thi công. Nó giống như việc ứng dụng một ERP cho doanh nghiệp vậy thôi.
1.1. ERP là gì?
Nhắc nhanh, ERP là một đại phần mềm quản trị, liên kết rất nhiều thông tin từ nhiều phòng ban, bộ phận trong một doanh nghiệp.
ERP đảm bản các luồng (Flow) thông tin giữa các bộ phận được truyền tải trơn tru đồng thời đưa ra các báo cáo tổng hợp phân tích theo nhu cầu (BI report).
Nếu so sánh đơn thuần thì ERP chính là giám sát thi công của tôi. Đảm bảo các tốp thợ : xây, điện, nước làm việc với nhau thật ăn ý, tuân thủ thiết kế.
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì?
1.2. Thuận lợi vận hành
Có ERP, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rất nhiều chi phí kiểm soát. Bản thân Các ERP đã phân quyền cho người dùng từng hạng mục.
- Từ đó những trật khớp ngoài ý muốn thường ý có cơ hội xảy ra.
- Thông tin giữa các bộ phận không bị thất lạc.
Đơn cử như việc nhân viên tạm ứng chi phí, đã hoàn trả. Bộ phận kế toán ghi nhận thì bộ phận nhân sự cũng được thông tin tự động.
=> Tránh việc trừ lương bất hợp lý gây mất đoàn kết nội bộ.
Cũng giống như giám sát thi công: Đã ứng trước tiền mua thiết bị nước cho thợ xây => Thợ nước sẽ không được ứng nữa.
=> Tránh việc thất thoát luồng tiền.
- Dễ dàng truy cập thông tin
Tôi khá bận rộn, thường không có thời gian ghé qua công trường. Khi cần biết tiến độ thi công thì tôi chỉ cần gọi điện hỏi giám sát thi công. Như vậy giám sát thi công có thể phải nhận hàng chục cuộc điện thoại trả lời câu hỏi tương tự tôi.
Giải pháp:
Bạn chỉ cần mở ERP từ xa, thậm chí nửa đêm gà gáy cũng có thể biết tình hình.
Đối với một ERP phổ thông trên thị trường thì việc sử dụng trở nên đơn giản hơn hẳn. Cũng như ít tốn kém do người dùng đã quá quen với các thao tác mà không cần phải đào tạo nhiều.
1.3. Khó khăn vận hành
Tôi, giám sát thi công và tốp thợ không phải lúc nào cũng hợp ý nhau trong quan điểm. Mỗi lần có thay đổi so với thiết kế là chúng tôi đều rất mất thời gian trong việc xử lý. ERP cũng thế, không phải lúc nào cũng phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
Một ERP mạnh cũng như một giám sát giàu kinh nghiệm, hoàn toàn đáp ứng tốt các tình huống cổ điển, đã từng có trong lịch sử. Nhưng kinh doanh cũng như xây nhà, có những phát sinh chuyển đổi so vơi thiết kế ban đầu.
Một ERP mạnh là một hệ thống chặt chẽ.
Càng chặt chẽ càng khó kịp thích nghi với thay đổi trong vận hành, cả về con người lẫn hệ thống.
Đôi lúc ưu điểm cũng chính là nhược điểm.
Đối với một đơn vị có thay đổi liên tục về nhân sự thì thời gian đào tạo cho nhân viên làm quên với ERP cũng là một vấn đề đáng lưu ý.
Khi thực hiện các thao tác trên excel hay các form biểu, một nhân viên mới có thể điền theo cảm quan hiểu biết. Nhưng đối với một ERP, hành xử như vậy dễ gây rối loạn hệ thống nên việc đào tạo là bắt buộc.
Thời gian đào tạo cũng chính là một trở ngại cho vận hành với ERP, đó cũng là lý do tại sao một dòng thông tin : biết sử dụng SAP, biết sử dụng HFM lại trở thành một điểm mạnh cho các ứng viên.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.
Tác giả:
Mr. Giang – Chuyên gia quản trị nội bộ Doanh nghiệp
Ms. Hoàng Anh – Phụ trách nghiệp vụ ERP
ERPS.VN – Công ty chuyên về ERP MINI tại Việt Nam
