Bài viết phân tích 10 lý do triển khai ERP thất bại. Từ đó doanh nghiệp bạn biết để tránh đi phải vết xe đổ.
Trước tiên, ta phải có đồng quan điểm rằng: Phần mềm là công cụ phục vụ ta quản trị tốt hơn, lợi nhuận tốt hơn.
Nhưng, khi phần mềm trở thành “chủ”, còn ta là “nô lệ” thì không ổn chút nào.
Nếu triển khai ERP thành công:
- Công ty biết được chuyện gì đang xảy ra với khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp. Từ đó, có những biện pháp phù hợp, kịp thời để cải thiện tình hình và giúp kết quả kinh doanh đi lên.
- Chi phí sản xuất có thể được giảm đáng kể từ việc phân tích được các chi phí lãng phí nhờ dữ liệu được thu thập đa chiều, nhanh và chính xác…
- Và tác động lên nhiều khâu khác nhau của doanh nghiệp.
Trên thực tế, có không ít công ty đầu tư phần mềm mới nhưng:
- Hiệu quả không cải thiện, thậm chí đi xuống
- Gần như toàn bộ hệ thống, nhân viên bị stress nặng nề
- … và nhiều hệ lụy nghiêm trọng khác do phần mềm mới gây ra
ERP bị thất bại có khi còn là thảm họa với doanh nghiệp. Theo báo cáo gần đây, gần 30% dự án triển khai ERP bị “thất bại”.
Một vài ví dụ điển hình (lý do triển khai ERP thất bại):
- Waste Management tiêu tốn 500$ đô nhưng không triển khai SAP (ERP) thành công
- Lợi nhuận của Hershey Foods giảm 19% chỉ vì ERP bị thất bại
- US Navy thiệt hại trên 1 tỉ đô dể triển khai 4 hệ thống ERP nhưng đều thất bại.
Bạn có thể tham khảo thêm: 15 công ty lớn trên thế giới triển khai ERP thất bại như thế nào?
Bạn thấy đấy, không phải chỉ có tiền là có thể triển khai ERP thành công.
Dưới đây là các lý do chính bạn cần biết khiến triển khai ERP thất bại
1. Sai từ khi có ý nghĩ về việc triển khai ERP
Thậm chí, ngay trước khi triển khai doanh nghiệp đã ở tình thế triển khai cũng khó mà không cũng khó. Dẫn tới việc dự án ERP đã thất bại ngay trước khi nó được triển khai.
Thực trạng, có nhiều doanh nghiệp không hài lòng với hệ thống phần mềm hiện tại. Một số tồn tại như:
- Số liệu không chính xác
- Báo cáo không thông minh
- Hiệu suất kém, tính đồng bộ không cao
- … và nhiều nhược điểm khác.
Khi đó, doanh nghiệp nghĩ rằng ERP là chiếc phao cứu sinh giúp phục hồi doanh nghiệp.
Nhưng điều đó lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro khiến doanh nghiệp bị thiệt hại.
Triển khai ERP khi chưa chuẩn bị sẵn sàng và ở thời điểm phù hợp
2. Mục tiêu không rõ ràng
Giống như việc đặt mục tiêu trong kinh doanh, ta cần phải có KPI đi kèm.
KPI lại cần phải đặt đủ điều kiện SMART (SMART là gì? tìm hiểu tại đây)
Đối với việc triển khai ERP cũng tương tự.
ERP cần phải được xác định khá rõ ràng thế nào là thành công.
Ví dụ, thành công khi:
- Vấn đề tồn tại được giải quyết: Đồng bộ dữ liệu giữa tất cả bộ phận
- Kết quả mong muốn được thực hiện: Các báo cáo phân tích được tính toán tự động vào ngày J + 2.
- …
Doanh nghiệp thường triển khai ERP với các mục tiêu chung. Điều này dẫn tới việc khó đánh giá được mức độ thành công của dự án. Hay việc xác định mục tiêu chưa đạt được để có kế hoạch hành động cụ thể.
3. Không chạy thử đủ lâu
Như các bạn đã biết thông qua các bài phân tích trước của Trường, thời gian triển khai dự án ERP khá lâu. (Xem thêm về phần so sanh các nhà cung cấp ERP để biết).
Với khoảng thời gian khá lâu, doanh nghiệp bị ảnh hưởng hoạt động kinh doanh khá nhiều. Do đó, phải đưa hệ thống phần mềm ERP mới vào vận hành càng sớm càng tốt.
Deadline thường được đưa ra rất sát.
Trong quá trình triển khai thường phát sinh những trường hợp cần xử lý tốn rất nhiều thời gian. Do đó, thời gian dành cho Giai đoạn Dùng thử và vận hành thử hệ thống ERP thường bị rút ngắn.
Đây là 1 điều tai hại.
Hệ thống không được Test sâu, full package và đủ lâu sẽ không test được các trường hợp có thể xảy ra với dữ liệu tính toán hoặc thậm chí là tính ổn định.
Hoặc là sự phù hợp của hệ thống với quy trình, con người và hệ thống của bản thân doanh nghiệp.
Do vậy, bạn cần phải đề cao vai trò của giai đoạn test phần mềm ERP nhé bạn.
4. Tùy chỉnh phần mềm ERP theo yêu cầu
Theo 1 cuộc khảo sát gần đây thì có trên 80% các công ty triển khai ERP cần chỉnh sửa 1 vài hoặc rất nhiều các tính năng của phần mềm ERP chuẩn.
Đây thực sự là một thách thức lớn và chứa đựng rủi ro lớn về mặt công nghệ và dữ liệu.
Tuy nhiên, đây là một nhu cầu rất chính đáng của doanh nghiệp. Đặc biệt tại Việt Nam, ngành nghề kinh doanh rất đa dạng cùng với đặc thù quản lý dẫn tới:
- Form mẫu biểu cần dùng thường không theo chuẩn
- Quy trình quản lý, vận hành thường không được chuẩn hóa và hệ thống khoa học
Do đó, để hệ thống ERP có thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp thì cần phải chỉnh sửa, bổ sung.
Lúc đầu thường thì việc chỉnh sửa chỉ ở phạm vi nhỏ và đơn giản. Nhưng theo thời gian và theo phạm vi thì việc chỉnh sửa trở nên nhiều hơn, rộng hơn,… Và khi việc chỉnh sửa là quá rộng và sâu thì rủi ro cho cả hệ thống phần mềm erp càng lớn.
Các phần còn lại đang được hoàn thiện gồm:
- Đánh giá thấp nguồn lực cần sử dụng
- Không đào tạo người dùng kỹ càng
- Lập kế hoạch tốt hay chỉ là kế hoạch theo hình thức
Trên đây là các lý do triển khai ERP thất bại.
Bạn hãy học từ thất bại và hi vọng rằng bạn sẽ triển khai phần mềm ERP thật thành công cho doanh nghiệp mình.
Xin cảm ơn,
TrườngPX
CEO ERPS.VN – Công ty chuyên về ERP tại Việt Nam
