Blog

Tại sao phải phân loại chi phí doanh nghiệp? Thu nhập của mẹ tôi những năm 90 mỗi tháng là 300 ngàn đồng. Hồi đó đi đám cưới chỉ mừng 20 ngàn thôi. Mà tháng nào có 4 cái đám cưới là mẹ tôi lại than : tháng này phải bớt tiền chợ rồi!. Thực ra hồi đó, nhà tôi không khá giả gì nhưng tôi không bao giờ bị đói, dù bữa thịt bữa rau, nhưng luôn đủ ăn vì mẹ tôi cẩn thận cân đối chi tiêu. Mẹ tôi vô tình cũng đã làm một việc, phân loại chi phí để quản lý.

1. Sơ lược về chi phí

Chi phí đối với gia đình tôi là tiền mua gạo muối điện Gaz. Đối với doanh nghiệp thì là các khoản nguyên vật liệu, nhân công, thuê nhà… Đấy là nôm na, còn về mặt hàn lâm hơn thì nó là các khoản tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần tiêu hao chi phí để tạo thu nhập giống như người ta cần ăn mới có sức làm việc.

1.1. Định phí và biến phí

Chi phí trong doanh nghiệp cũng giống như trong nhà, có loại cố định, có loại không.

• Chi phí cố định: dù không làm gì, không vận hành cũng vẫn tiêu tốn như : tiền điện, tiền thuê nhà… Thuật ngữ kế toán gọi đó là định phí. Các khoản định phí là những tiêu hao không thay đổi theo mỗi chu kỳ thời gian, không phụ thuộc vào mức độ hoạt động của đơn vị.
• Còn có một loại chi phí là biến phí. Chi phí này sẽ tăng nếu hoạt động nhiều hơn. Nếu như cả ngày tôi ngồi chơi thì tôi chỉ tốn 3 ngàn đồng ăn mỳ gói là no rồi. Nhưng bữa nào tôi phải quét sân hay rửa bát, lúc đó tôi mệt rất nhanh và thường phải ăn bát phở 50 ngàn mới đủ sức duy trì hoạt động.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, biến phí thường là:

• Chi phí nguyên vật liệu,
• Chi phí nhân công,

Với các doanh nghiệp thương mại, biến phí là chi phí mua hàng…

1.2. Ý nghĩa rất quan trọng của việc xác định Biến phí – Định phí

Phân loại chi phí doanh nghiệp theo Định phí và Biến phí là vô cùng quan trọng trong vận hành và quản trị doanh nghiệp.

Một trong những ý nghĩa quan trọng đó là xác định điểm hòa vốn.

Ví dụ (Được đơn giản hóa):

• Tỉ suất lợi nhuận gộp mỗi cốc trà sữa là 50%
• Chi phí khấu hao cửa hàng, thiết bị, nhân viên (cố định) mỗi tháng là 50 triệu

=> Doanh thu tối thiểu để bạn không bị lỗ: 50 triệu/ 50% = 100 triệu.

2. Lợi ích của phân loại chi phí doanh nghiệp

2.1. Phân loại chi phí để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp

Định phí thường được trả theo kỳ, và giá trị chi trả thường lớn do phải trả luôn cho toàn bộ thời gian sử dụng.

Ý nghĩa: Việc phân loại biến phí – định phí giúp cho người quản lý có dự liệu về lượng tiền cần trả trong từng thời điểm. Tránh tình trạng đột ngột thiếu tiền.

Thường thì ít có nhà quản lý nào nhầm lẫn giữa biến phí và định phí. Tuy nhiên trong một số dự án cụ thể, tính chất biến phí và định phí đôi lúc lẫn lộn nhau. Do vậy nếu thận trọng, các nhà quản lý cũng cần lên dự toán cụ thể, phân loại chính xác các chi phí theo loại hình để tránh các bất ngờ không mong muốn.

2.2. Phân loại để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.

Thường thì các doanh nghiệp hay dựa theo chuẩn mực kế toán, phân loại chi phí theo mục đích sử dụng chi phí. Ví dụ:

• Chi phí quản lý,
• CP Bán hàng
• Chi phí sản xuất….

Mục đích sử dụng chi phí cho phép doanh nghiệp cân đối tỷ trọng chi tiêu giữa các bộ phận. Từ đó so sánh với lợi ích tạo ra để đánh giá hiệu quả vận hành của từ bộ phận. Vấn đề này sẽ được làm rõ hơn tại phần trình bày về Cost Center (trung tâm chi phí) ở một bài khác.

2.3. Phân loại để so sánh với thị trường chung.

Ví dụ:

• Gia đình tôi 8 người, 5 phòng, 2 máy lạnh. Mỗi tháng chúng tôi trả 600 ngàn tiền điện.
• Nhà kế bên nhà tôi, cũng 8 người, 5 phòng, 2 máy lạnh, mỗi tháng họ chỉ trả 500 ngàn tiền điện.
• Nhà kế bên 2 người, 1 phòng, 1 máy lạnh, mỗi tháng trả 300 ngàn tiền điện.

Đánh giá:

Dựa vào việc so sánh tương đồng về bản chất chi phí, cho cùng một loại hoạt động.

=> Tôi có thể thấy rõ gia đình tôi chưa tiết kiệm bằng nhà 8 người. Nhưng lại tiết kiệm hơn gia đình có 2 người. Do máy lạnh nhà tôi phục vụ nhiều người hơn.

Từ các yếu tố so sánh với thị trường, doanh nghiệp có thể biết để điều chỉnh mức tiêu thụ sao cho hiệu quả nhất. Có thể hạ tiêu thụ, có thể tăng hiệu quả, có thể xem lại hợp đồng với nhà cung cấp…

Phân loại chi phí cũng là một bài toán cần đặt ra từ đầu cho các nhà quản trị. Vì thông tin chi phí được thu thập từ hệ thống kế toán.

Nếu việc phân loại trong hệ thống kế toán ngay từ đầu đã không chặt chẽ, mọi đánh giá phân tích sau này sẽ không còn đáng tin cậy. Do vậy, việc thiết lập hệ thống BI phải đi song song với việc rà soát hệ thống tài khoản kế toán để tránh các trật khớp trong vận hành về sau.

Trên đây là những chia sẻ với giọng văn đời thường giúp mọi người dễ hiểu hơn.

Nếu còn chỗ nào chưa rõ hoặc cần trao đổi thêm, bạn đừng ngại email lại cho bên mình.

• Email: Erps.vn@gmail.com
• Hotline: 038 997 8430

Xin cảm ơn,

Tác giả

– Đặng Thái Giang _ Trưởng nhóm tư vấn Kiểm soát hoạt động vận hành doanh nghiệp.

– Phạm Xuân Trường _ CEO Công ty về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPS.VN.